Як уникнути зустрічі з мітинг-монстром: рефлексія та завершення зустрічей

Здається, у мене вийшла страшна казочка, але доволі реалістична, чи не так?

Адже так часто трапляється: зустріч ніби закінчилася, але ми подумки залишаємося на ній. Приходячи додому з роботи, продовжуємо думати, що ще потрібно було обговорити, про що запитати. Як снігова куля, робочі мітинги котяться та перетікають один в одного. Навіть на вихідних ми відчуваємо незавершеність, недосказанність, не розуміємо, до чого ми взагалі прийшли? В результаті, мітинги плодять самі себе, доводиться знову й знову підіймати одні й ті самі питання, щоб нарешті розібратися: куди ми рухаємося? Де ми знаходимося зараз на цьому шляху? Як те, що ми робимо, допомагає нам рухатися уперед?

Щоб уникнути зустрічі з мітинг-монстром, а також з незадоволеними та вигорілими працівниками, є пара простих і дуже ефективних інструментів:

• Рефлексія: чому ми навчилися сьогодні / за тиждень / на цьому проєкті?
• Завершення

Нумо розбиратися, що це таке і з чим його їдять.

Коли ми закінчуємо якусь масштабну зустріч або проєкт, важливо провести разом із групою рефлексію про те, чого ми навчилися. Таким чином, у кожного учасника буде можливість помітити свої досягнення та зони росту, а також почути те саме про інших членів команди.

Для цього можна використовувати будь-які з цих питань:

• Що важливого ви помітили сьогодні?
• Що вас здивувало?
• Як це пов'язано з тим, що ви вже знали / розуміли / попереднім досвідом?
• Як ви будете використовувати ці ідеї / знання / досвід?
• Якби ви робили це знову, що б ви зробили інакше?
• Що ви дізналися в процесі навчання / цього дня / проєкту / досвіду? Як можна висловити це в одному реченні?

Цей інструмент можна використовувати у формі звичайної групової рефлексії, коли кожний учасник по черзі відповідає на питання. Або можна вибрати іншу механіку: наприклад, попросити учасників зафіксувати головні думки на стікері чи у блокноті. Якщо працюєте онлайн, можна використовувати MiroBoard або будь-який інший інструмент, який вам подобається. А якщо є можливість, час та натхнення, можна додати творчості — наприклад, попросити учасників намалювати те, чому вони навчилися, або візуалізувати план з використання отриманих навичок.
Головна задача рефлексії — зафіксувати інсайти та досягнення, поділитися ними один з одним і зрозуміти, що ми забираємо з собою далі та будемо використовувати.

Цей інструмент — один з моїх найулюбленіших.

Припустімо, наш казковий герой-менеджер проводить стратегічну сесію, яка триває декілька годин. Усе іде за планом, відповідно до таймінгу, команда активно включена та бере участь в обговореннях, все добре. Зустріч добігає кінця, і як тільки всі питання вирішені, менеджер закриває ноут та радісно каже: "Дякую всім, всі вільні".

Команда трохи розгублена:

у Марічки таке враження, що на одне з її питань не відповіли, Дмитро дуже хоче сказати всім, який він вдячний за кайфовий день, Катя засмучена, бо їй здається, що прийняті сьогодні рішення не спрацюють. Але для всього цього не були передбачені час та простір. Тепер частина команди піде працювати далі з відчуттям незавершеності. Цілісність процесу втратилася.

Що ж робити?

Насправді рішення доволі просте: коли плануєте зустріч, залиште 10–15 хвилин на завершення. Це може бути невеличка рефлексія: наприклад, запропонуйте групі відповісти на одне з цих питань:

• Що вам потрібно сказати, щоб відчути завершення / завершити цей тиждень?
• Чи залишилося у вас щось, що не було озвучене? Будь-які дрібниці, почуття, незадоволені бажання, прохання, обіцянки?
• Скажіть одне слово, яке допоможе вам відчути завершеність (хороший варіант на той випадок, якщо у вас залишилося мало часу).

Учасникам зустрічі потрібно добре подумати, чи не залишають вони багажу — чогось, що хочуть сказати комусь ще після зустрічі.
Мені подобається ставитися до цього процесу з легкістю та цікавістю. Інколи мені набридає проводити класичні рефлексії в колі, а хочеться відкривати для себе нові способи досягнути мети.

Після цього вона поставила таймер за 2 хвилини. Не дивлячись на те, що все це було лише грою, такий формат допоміг групі зібратися й швидко сфокусуватися на важливому: "А й справді, щоб я сказав усім цим людям, якби через дві хвилини нас усіх знищив метеорит?". До того ж це весело й займає мінімум часу.

Що ж, щоб відчути завершення від написання цієї статті, хочеться сказати от що: експериментуйте і шукайте такі способи групових рефлексій, які найкраще працюватимуть саме для вашої команди. І не бійтеся додавати до цього трохи веселощів та творчості!